Zeitmanagement

Time-Management: Die ALPEN-Methode

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Zeit ist ein kostbares Gut. Nahezu jeder träumt davon, Zeit zu haben: Zeit für sich, Zeit für Freunde, Zeit für wichtige Aufgaben. Konsequentes Zeitmanagement bringt hier jede Menge Vorteile. Ich möchte Euch heute die ALPEN-Methode vorstellen. Mit dieser Praktik kannst Du Aufgaben konzentriert und effektiv abarbeiten. So bleibt Dir mehr Zeit für die schönen Dinge des Lebens.

Die ALPEN-Methode geht auf den Zeitmanagement Experten Prof. Dr. Lothar Seiwert zurück und umfasst fünf Schritte, die nacheinander bearbeitet werden:

1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
2. Länge bzw. Arbeitsaufwand schätzen
3. Pufferzeiten einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrolle durchführen

Und so entsteht Deine Tagesplanung: Erstell als erstes eine To-Do Liste mit allen Aufgaben, Terminen und Telefonaten, ohne dabei auf die Reihenfolge zu achten. Schätze dann, wie viel Zeit Du für die einzelnen Aufgaben brauchst. Sei hier ehrlich und realistisch. Bemesse das Timing nicht zu knapp. Du kannst Dich leicht verkalkulieren. Mit Deinem  persönlichen Zeitprotokoll kannst Du das zukünftig optimieren.

Allgemein gilt: Plane Pufferzeiten ein, um nicht unter Stress zu geraten. Eine gute Methode ist die 60% zu 40% Regel. Heißt: 60% konkret verplanen und 40% als Zeitpuffer für unerwartete Aufgaben und spontane Aktivitäten reservieren. Pause machen – nicht vergessen! Nach 60 bis 90 Minuten fällt in der Regel die Leistungskurve ab.

Setze Schwerpunkte und priorisiere Aufgaben. Überlege, ob Du Aufgaben delegieren kannst . Hier hilft die ABC-Analyse. A beinhaltet alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Erledige diese Aufgaben als Erstes. Am besten in Zeiten, in denen Du nicht gestört wirst und leistungsfähig bist. B-Aufgaben sind Tasks, die durchschnittlich wichtig aber nicht so dringend sind. Diese kannst Du auch gerne delegieren. C sind weniger wichtige Aufgaben. Gib  diesen nicht so viel Zeit.
Wichtig: Kontrolliere wie Dein Tag gelaufen ist und wo Verbesserungspotential besteht. Nicht erledigte Aufgaben übernimmst Du in die Planung für den Folgetag. Das Erstellen der To-Do Liste hilft: es führt Dir vor Augen, wie viel Du geschafft hast und wo Optimierungsbedarf besteht. Die ALPEN-Methode ist ein einfaches und effektives Mittel zur Zeitplanung. Probier es aus, denn so strukturiert es auch klingt – es motiviert auch gleichzeitig.

Autor: Nici

E-Business Manager bei Sigel GmbH

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